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Para as empresas, é essencial atender o telefone de forma profissional e educada. O telefone continua sendo o principal meio de comunicação entre a maioria das empresas e seus clientes. Se você ler alguma crítica de clientes a empresas, você perceberá que eles tendem a formar uma opinião geral sobre uma empresa de acordo com a forma como são tratados ao telefone. Os clientes fazem julgamentos baseados no número de toques antes das chamadas serem atendidas, como são cumprimentados, por quanto tempo esperam e se ficam satisfeitos no final da ligação.
Instruções
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Atenda o telefone antes do terceiro toque. Como isso pode não ser possível todas as vezes, essa deve ser a meta geral. Os clientes não veem como algo profissional quando suas ligações não são atendidas rapidamente. Mesmo se não puder atender a chamada imediatamente, ao menos cumprimente o cliente e peça que aguarde um momento.
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Atenda o telefone de forma profissional. Na maioria das empresas, uma saudação padrão funciona bem, e você pode fazer uma política para toda a empresa para que todas as ligações sejam atendidas da mesma forma. Use uma saudação simples com o nome da empresa e pergunte como pode ajudar. Por exemplo, você poderia dizer algo como "Boa tarde e obrigado por ligar para a empresa XXX. Como posso ajudá-lo?"
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Ouça atentamente enquanto o cliente falar. Os clientes ficam irritados quando acham que a pessoa não está prestando atenção no que eles dizem ou precisam repetir muitas vezes o que acabaram de falar. Evite fazer outras atividades enquanto está ao telefone e dê toda sua atenção ao cliente.
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Sorria enquanto estiver falando. Quando você sorri, parece mais agradável ao telefone e os clientes respondem positivamente a isso. Além disso, seja sempre agradável e educado, mesmo quando o cliente está nervoso e não está sendo agradável.
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Fale devagar e claramente quando explicar algo para o cliente. Os clientes não querem ser apressados, como se você estivesse tentando encerrar logo a chamada. É especialmente importante falar devagar e claramente quando explicar processos longos ou estiver explicando as políticas da empresa. Você precisa explicar tudo detalhadamente para que o cliente entenda perfeitamente e não fique com dúvida alguma.