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Planejar uma festa exige muita preparação cuidadosa. Uma das tarefas mais essenciais do planejamento de festas é fazer ajustes para acomodar todos os convidados. Independentemente do tamanho da festa, os planejadores de festas precisam reservar espaço e assentos para os participantes. A falta de espaço ou assento pode causar confusão e caos no evento. Com isso em mente, existem algumas orientações que ajudam no planejamento de assentos e tamanho das mesas.
Mesas retangulares
Existem muitas mesas retangulares de diferentes tamanhos que podem ser usadas em uma grande festa ou evento. Tamanhos comuns de mesas incluem 121 x 76 cm, 182 x 76 cm e 243 x 76 cm, que suportam quatro, de seis a oito e de oito a 10 pessoas, respectivamente. Uma mesa com 182 x 45 cm suporta três pessoas de cada lado, sem lugares nas pontas das mesas, enquanto uma mesa com 243 x 45 cm suporta quatro pessoas de cada lado, também sem lugares nas pontas. Ambas estas mesas podem ser alinhadas juntas para criar mesas de banquete, que maximiza o espaço em um local, eliminando o espaço entre as mesas.
Mesas redondas
Mesas redondas, embora sejam menos eficientes em relação a espaço do que as mesas retangulares, também são muito usadas. Tamanhos comuns de mesas redondas incluem a de 76 cm de largura, que suporta quatro pessoas, a de 91 cm de largura, que suporta quatro pessoas, a de 121 cm de largura, que suporta seis pessoas, a de 152 de largura, que suporta de oito a 10 pessoas, a de 167,64 cm de largura, que suporta de 9 a 10 pessoas, e a de 182 cm de largura, que suporta de 10 a 12 pessoas. Mesas de centro também podem ser colocadas no hall de entrada ou no cômodo. Essas mesas não são acompanhadas de cadeiras, então não servem como assento, mas elas dão aos convidados um lugar onde colocar bebidas e pratos de aperitivos, conforme eles andam e conversam.
Número de assentos
Dependendo do local e da natureza do evento, pode não ser necessário garantir assentos para todos os convidados. Por exemplo, se o evento só fornece coquetéis e aperitivos, não há necessidade de proporcionar assentos para todos os convidados presentes, já que a maioria dos convidados vão ficar de pé e passear ao longo da festa. Se no evento os convidados vão chegar e partir em momentos diferentes, você não precisa proporcionar assentos para o número total de convidados. Exceto para jantares, basta fornecer cadeiras para entre metade e dois terços dos convidados esperados.
Maximizando o espaço das mesas
Independentemente do uso de mesas redondas ou retangulares, ou uma combinação de ambas, existem maneiras de maximizar o espaço das mesas. Por exemplo, limite os centros de mesa. Use um único centro por mesa e escolha peças centrais baixas e que ocupam poucos centímetros do espaço da mesa. Por exemplo, use uma vela ou um pequeno vaso redondo de flores. Esses tipos de arranjos de centro de mesa permitem que os convidados vejam do outro lado da mesa e não fazem a mesa parecer lotada ou desordenada. Outra técnica de economia de espaço é colocar os talheres na mesa do banquete, e não em cada mesa de jantar. Desta forma, os convidados só vão pegar os talheres que eles precisam. Finalmente, organize-se para que as mesas sejam servidas durante todo o evento. Remova copos e pratos vazios assim que eles forem descartados, para manter as mesas limpas e livres de bagunça.