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Como um fornecedor, contratante ou fabricante que trabalha com clientes sob condições de crédito, você confia bastante que o cliente pagará tudo em tempo. Se você não solicitar o pagamento, poderá acabar com um débito em caixa. Para garantir que isso não ocorra, é importante enviar um pedido de pagamento em uma fatura assim que entregar os itens ou serviços ao cliente.
Instruções
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Defina as condições de pagamento. Inclua o número de dias que ele tem para pagar (por exemplo, "30 dias corridos" quer dizer que o pagamento vence 30 dias a partir da data da fatura) e as consequências se o cliente não pagar a tempo (como perda de descontos, multa por atraso e ação judicial).
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Escreva uma carta que, especificamente, peça ao cliente pelo pagamento da fatura que a acompanha. Na carta, inclua uma descrição dos itens que você forneceu, o preço total e a data limite da fatura. Destaque a data, bem como os termos da fatura atual.
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Considere incluir um desconto adicional se o cliente pagar a fatura adiantado. Por exemplo, as condições podem oferecer 5% de desconto se ele pagar dentro de 15 dias, embora a fatura seja oficialmente para 30 dias.
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Envie a carta e a fatura por correio, fax ou e-mail ao cliente o mais rápido possível, mas preferencialmente após a entrega de mercadorias ou serviços.
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Envie um e-mail ao cliente dez dias após a fatura para lembrá-lo uma vez mais.
Dicas
- Seja firme, mas razoável, na carta de solicitação. Vá direto ao ponto e evite conversa fiada. Se um cliente perceber qualquer sinal de fraqueza ou de simpatia excessiva, ele pode tentar tirar proveito da situação.
- Certifique-se de obter uma confirmação por assinatura em todas as encomendas enviadas para verificar que o cliente tenha de fato recebido a mercadoria.
- Se passar dois meses ou mais após a data de vencimento da fatura e o pagamento não for feito, envie uma última carta de fatura ao cliente listando o novo montante da dívida. Deixe-o saber que você recorrerá judicialmente caso o pagamento não seja realizado até certa data (liste-a na carta). A decisão final sobre arquivar a dívida vai depender dos custos de conduzir o caso para o tribunal.