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Toda produção ocorre em etapas. Essas etapas podem ser escritas na forma de instruções para que futuros funcionários possam repetir o processo exatamente para garantirem resultados idênticos. Um fluxograma fornece um guia visual que pode comunicar o processo, passo-a-passo, mais claramente. É possível desenhar um fluxograma fácil de se entender com um lápis e uma folha de papel.
Instruções
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Escreva todas as principais etapas do processo de produção. Escreva-os em declarações curtas e concisas, tais como "Desligue o forno. Ajuste a temperatura para 180°C."
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Identifique pontos de início e de fim na produção. Escreva o passo inicial no topo da página e o final na parte inferior. Circunde as etapas inicial e final com uma figura oval.
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Escreva as etapas secundárias (ou suplementares). As etapas secundárias nem sempre se aplicam, mas podem guiar o funcionário para o que fazer em caso de erro. Exemplos de etapas secundárias incluem "Limpar o fundo se o forno estiver sujo" ou "Aquecer previamente em 230 °C se estiver assando pão".
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Desenhe caixas retangulares de mesmo tamanho para cada passo principal. Desenhe-as uma em cima da outra, do topo da página ao final. Utilize uma segunda folha se faltar espaço.
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Escreva as frases das etapas principais em cada caixa, na ordem em que ocorrem no processo de produção.
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Escreva as etapas que requerem que uma escolha seja feita pelo funcionário. Por exemplo: "Asse até que a parte de cima do pão esteja levemente corada" contrastando com "Asse até que a parte de cima do pão esteja dourada".
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Circunde cada etapa de decisão com um losango. Desenhe linhas saindo de diferentes pontos do losango para indicar as diferentes escolhas possíveis.
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Conecte cada caixa com uma linha. Essas linhas mostram que uma caixa aparece diretamente após outra. Essa é a base do seu fluxograma.
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Atribua as etapas secundárias a uma etapa principal. Por exemplo, "Limpe o forno se estiver sujo" poderia ir ao lado de "Ligue o forno". Já que deveria se limpar o forno antes de ligá-lo, a etapa ficaria no lado esquerdo de "Ligue o forno".
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Conecte as caixas das etapas secundarias e das principais. Desenhe um círculo ao redor de cada etapa secundária. Não desenhe formas ovais como foi feito para as etapas inicial e final.
Dicas
- Codifique por cores o seu fluxograma de maneira que complemente o processo de produção. Por exemplo, se um funcionário chega a uma etapa de decisão que muda o restante do processo, colora os passos seguintes diferentemente das etapas pelas quais passaria se tivesse tomado outra decisão.