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Grandes projetos exigem pessoas que possam garantir que tudo flua adequadamente. Dependendo do tamanho do projeto, as empresas podem precisar de um expedidor e um coordenador, para garantir que os fluxos de informações relevantes fluam para os canais certos. Nenhuma destas posições, no entanto, tem a autoridade para mudar qualquer parte do projeto ou a maneira de executá-lo.
Expedidor
O expedidor de projetos monitora o andamento do projeto e se reporta à gerência sênior. Ele coordena todas as comunicações entre as partes envolvidas, o que pode incluir responsabilidades de coordenação com centenas de pessoas e organizações. Ele também deve garantir que a informação correta chegue à gerência sênior, para que ela tome decisões que irão manter o projeto em curso. Os expedidores normalmente se especializam em uma área de atuação específica, como construção civil ou engenharia de software.
Deveres do expedidor
As funções específicas do expedidor dependerão de sua área de atuação. Seu papel-chave, no entanto, é resolver os muitos conflitos que surgem durante um projeto. Especificamente, ele deve responder perguntas sobre assuntos financeiros, coordenar compras, consultar e resolver problemas relativos a materiais e garantir que o projeto tenha suprimentos suficientes para evitar paralisações.
Coordenador
O coordenador do projeto tem mais autoridade do que o expedidor. No entanto, essa autoridade não significa ele possa alterar qualquer política do projeto. As informações fornecidas pelo coordenador para a alta administração normalmente têm mais influência que as do expedidor. O tamanho do projeto irá determinar se o coordenador se reportará a um gerente de projetos assistente ou diretamente ao gerente do projeto. Em muitos casos, as empresas exigem que o coordenador possua um diploma de especialização ou experiência.
Deveres do coordenador
O coordenador se reúne com os gerentes de nível mais alto para sincronizar as operações do dia-a-dia do projeto, o que ajuda a garantir sua conclusão dentro do prazo e custo. Ele deve assegurar que todos os envolvidos compreendam suas tarefas e deveres, e garantir que o projeto avance com base nas datas de conclusão que foram definidas para as diferentes fases. Fica em constante comunicação com os líderes do projeto e avisa às partes interessadas caso ocorra alguma mudança. Ele também auxilia os gestores a controlar o orçamento e lida com fornecedores.