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Ao escrever um e-mail profissionalmente, pode-se passar a maior parte do tempo certificando-se de que cada informação foi incluída, que elas estão formatadas corretamente e que o corretor ortográfico foi executado. No entanto, não esqueça o encerramento do e-mail. Criar um final profissional para o e-mail pode fazer uma enorme diferença na forma como a pessoa o recebe. Deixe o destinatário com uma boa impressão sobre você.
Informações de contato
Se você estiver enviando um e-mail profissional pela primeira vez, é uma boa idéia terminá-lo com suas informações de contato, e não apenas o seu nome. Embora o destinatário obtenha automaticamente o seu endereço depois que receber o e-mail, certifique-se de oferecer outras formas de contato. Se você trabalha para uma empresa específica, inclua estas informações de contato, incluindo um endereço. Dê o seu número de telefone direto e indique se é um celular ou um telefone fixo. Se sua empresa tem uma central, certifique-se de incluir o ramal. Quanto mais contatos você deixar, melhores as chances da pessoa entrar em contato.
Antecipação do encerramento
Leslie O'Flahavan, da Writing Matters, adora acabar um e-mail profissional com a frase "Espero ansiosamente...". Ela afirma que isso vai reiterar o propósito do e-mail. Além disso, também coloca quem lhe enviou o e-mail em uma posição de resposta. Por exemplo, se você enviou um e-mail sobre uma vaga de emprego, deve-se terminar com "Espero ansiosamente para ouvir a sua decisão sobre o meu pedido". O receptor sabe agora, com certeza, qual é o objetivo do seu e-mail.
Questões e preocupações
Ao encerrar um e-mail profissional, certifique-se de oferecer um convite para uma resposta, como "Permita-me saber se você tem alguma dúvida ou preocupação sobre...", pois isto dará ao receptor uma luz verde para responder sem sentir-se como se estivesse incomodando, ou que o seu e-mail tinha a intenção de ser a palavra final. Isso também mantém o fluxo da conversa. Ao enviar um e-mail, certifique-se de que todos os envolvidos estão na mesma página e que todas as questões e preocupações foram abordadas.
Considerações
O fim de um e-mail profissional pode ter um toque pessoal, dependendo do seu relacionamento com o destinatário. Com o tempo, um contato profissional pode se tornar um amigo, permitindo-lhe terminar um e-mail com uma piada interna ou até mesmo uma história independente. No entanto, não faça isso até que uma relação de amizade seja criada. Terminar um e-mail com "Atenciosamente" é um bom meio termo. Isso mostra que você não é apenas uma relação comercial, mas uma pessoa carinhosa. Não tenha medo de mostrar um pouco de cortesia no final de um e-mail, especialmente se ele é profissional.