Como escrever uma carta solicitando doações para um evento comunitário

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Se você for responsável por garantir doações para um evento da comunidade, escrever uma carta fazendo o pedido é essencial. Em razão dos problemas econômicos atuais, as empresas e os indivíduos não estão doando tanto como antes. Portanto, siga os passos abaixo e faça com que o seu pedido se destaque em relação aos outros.

Instruções

Uma carta impactante pode fazer a diferença quando estiver buscando doações para um evento da comunidade (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

1. Informe quem está solicitando a doação. Não basta dizer o nome da organização ou do grupo que você está representando, explique também quem você é. Caso faça parte de um grupo que pretenda revitalizar o centro ou de uma organização de pesquisa sobre o câncer, faça uma apresentação completa, não destacando apenas o nome oficial. Por exemplo, "A Organização X tem como objetivo concentrar esforços para promover a revitalização do centro da cidade".

2. Seja específico sobre o que você está buscando. Caso esteja solicitando uma doação em dinheiro, peça a quantia desejada. Se estiver precisando de mercadorias para fazer um leilão, arrecadação ou outro tipo de evento comunitário, deixe isso bem claro na carta. Caso esteja precisando de doação de alimentos ou bebidas, peça os itens adequados. Não deixe o leitor se perguntar sobre o que você pretende. No caso, afirme: "A degustação de vinhos é uma parte de destaque do nosso evento de arrecadação e nós gostaríamos de mostrar o seu vinho. Você poderia doar cinco caixas da bebida para esse evento? Nós ficaríamos felizes em fornecer um banner com o logotipo da sua empresa".

   
   

3. Não seja prolixo. Verifique se o pedido não está incoerente ou muito extenso. Vá direto ao ponto, seja conciso e se atenha ao assunto principal.

4. Envie a carta para a pessoa correta. Fazer com que ela chegue nas mãos da pessoa que detém o poder de decisão da empresa é crucial. Se ninguém na sua organização estiver familiarizado com o negócio, faça uma pesquisa sobre a empresa, verificando no próprio site para descobrir o nome do gerente. Envie a carta para o destinatário pessoalmente.

5. Finalize o pedido com palavras de gratidão. Termine a carta dizendo: "obrigado por considerar essa solicitação". Esse tipo de declaração fará com que o proprietário da empresa ou o gerente saiba que você tem consideração por ele. Convide os responsáveis pela empresa para participar do evento comunitário.

6. Não se esqueça de informar os dados de contato específicos para que o representante da empresa ou o gerente possa se comunicar com você e oferecer uma resposta.

   
   

7. Peça para alguém revisar o seu pedido. Escolha um amigo de confiança que tenha boas habilidades em redação para revisar e fazer as modificações eventualmente necessárias em sua carta. É sempre útil ter uma segunda opinião para rever o seu trabalho.

8. Depois de enviar a carta, entre em contato com o destinatário para que ele saiba que você está enviando os detalhes sobre um pedido de doação. Faça um breve resumo a respeito do que está buscando, pois é possível que o destinatário faça uma doação antes mesmo de receber a carta. Em caso negativo, escreva um lembrete para fazer o acompanhamento do pedido por telefone ou pessoalmente, uma semana depois que o destinatário receber a carta.