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Graças aos programas de computador que organizam os arquivos em ordem alfabética da maneira que desejamos, guardar os arquivos físicos está se tornando uma habilidade cada vez menos comum. Se você trabalha em um consultório médico sem a manutenção de registros eletrônicos, é fundamental manter os arquivos em ordem alfabética para uma melhor organização. Não é preciso muito para começar e, assim que você tiver um sistema em vigor, será fácil manter os arquivos organizados.
Instruções
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Designe o espaço adequadamente. Calcule a quantidade de espaço necessário para todos os seus arquivos, depois atribua espaços menores para cada letra do alfabeto com etiquetas, marcadores ou outra forma de identificação. Pode ser preciso manter os arquivos na metade de uma gaveta, no canto de uma mesa ou em algum outro lugar específico. Desde que eles caibam, qualquer lugar serve.
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Arquive ou empilhe os arquivos médicos. Caso tenha criado arquivos maiores para cada letra do alfabeto, coloque os registros dos pacientes dentro da pasta da letra adequada. À medida que continua a adicionar os arquivos de cada letra, coloque novos registros de pacientes em ordem alfabética dentro das pastas maiores. Se for empilhar os arquivos no final, sem o uso de arquivos maiores, use espaço suficiente da mesa ou do chão para criar pilhas em ordem alfabética para cada letra do sobrenome dos pacientes.
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Verifique o seu trabalho. Além de conferir se os arquivos dentro de um armário estão devidamente inseridos dentro da pasta de sua letra inicial, verifique se os registros estão em ordem alfabética dentro de cada arquivo de letra, escolhendo aleatoriamente alguns deles para fazer a varredura. Um erro para se estar atento é empilhar de trás para frente, fazendo com que os nomes dentro de cada arquivo de letra sejam apresentados ao contrário.
O que você precisa
- Pastas
- Armário de arquivos