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Assim como em eventos seculares, habilidades organizacionais, compromisso e esforço conjunto são necessários ao planejar um retiro espiritual. Designar responsabilidades a pessoas com as habilidades necessárias para as tarefas contribui significativamente para resultados positivos. Não importa o quão meticulosamente planejado for um evento, um imprevisto pode surgir além do controle do coordenador do retiro. Um forte componente espiritual é o poder secreto por trás de um retiro bem-sucedido.
Propósito e participantes
Identifique o objetivo principal e o público-alvo do retiro. O que é o retiro e o que ele visa alcançar? Por exemplo, um retiro de discernimento ajuda os candidatos a explorarem um possível chamado para a vocação religiosa. Além disso, também permite que eles vejam se foram feitos para uma congregação religiosa.
Quem são os participantes procurados? Nesse caso, o retiro pode ser conduzido por mulheres com idade entre 18 e 29 anos que estão procurando respostas sobre seu objetivo de vida.
Qualquer que seja o propósito do retiro, defina "o quê", "por que" e público-alvo em termos concretos. Quanto mais específica e explícita for a razão, mais alcançável será o objetivo. Uma direção clara o impulsionará para o próximo passo do plano.
Tipo de retiro e instalação
Determine o tipo de retiro que melhor se encaixa no objetivo e nos participantes. Um retiro pode ser amplamente categorizado em tipos individuais e de grupo.
Um tipo comum é o retiro de grupo direcionado, liderado por um diretor espiritual. Ele trata das necessidades de grupos que compartilham características similares (casais, jovens, viciados, etc.). Um acampamento de verão de duas semanas com diversão ao ar livre é perfeito para um retiro de jovens. Um arranjo de uma semana com residência é ideal para o discernimento de vocação e experimentar em primeira mão a rotina diária da comunidade em tempo real.
Um retiro individual pode ser apropriado para pessoas à procura de uma folga em sua vida agitada, lutando com uma crise pessoal e precisando de um tempo de solidão e privacidade. Este tipo de retiro oferece uma solução para um problema ou simplesmente paz e tranquilidade em uma atmosfera contemplativa. Dependendo das necessidades do indivíduo, este pode ser um retiro direcionado um a um com um conselheiro espiritual ou um silencioso retiro solitário.
O tipo de retiro define o programa de atividades, o próximo passo do plano.
Programação do retiro
Crie o programa do retiro consultando o comitê organizador e possivelmente alguma interferência dos participantes desejados. Discuta um esboço do roteiro, e garanta a aprovação do comitê antes de definir os detalhes. O programa inclui o tema geral, tópicos específicos, sessões e horário por atividade. Liste todas as pessoas envolvidas desde o planejamento até a execução, passando pela instalação e limpeza. Obtenha o contato do diretor espiritual, palestrantes, facilitadores, líderes de equipe, membros e voluntários. Peça ao comitê organizador que reveja o conteúdo das apresentações e assine o programa final. Pense em atividades alternativas em caso de mudanças de última hora ou para preencher o tempo extra.
Administração e logística
Delegue e coordene. Forme times do pessoal de apoio e voluntários para comandar cada componente do programa (por exemplo local, finanças, convites, arranjos de viagem, alimentação, registro, suporte e materiais, limpeza, segurança, primeiros-socorros, música e oradores). Prepare um plano de apoio, em caso de problemas ou emergências. Assegure-se de que as acomodações estão preparadas para receber pessoas com necessidades especiais.