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O Microsoft Excel é um programa de planilhas de finanças que pode manter o controle sobre receitas, despesas, dentre outros. Se você precisar de uma ajuda na criação de fórmulas, páginas e outras sutilezas do Excel, é recomendável baixar um modelo gratuito de uma planilha de contabilidade geral para o software. Os modelos facilitam a inserção de dados, mas poucos deles têm fórmulas de atualização do total.
Instruções
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Baixe um modelo de planilha de contabilidade geral de um dos sites gratuitos fornecidos. O modelo deve funcionar em todas as versões do Excel. Essa planilha é um registro de transações de cada conta dentro do sistema de contabilidade. Já que o uso desse tipo de planilha e das técnicas apropriadas de contabilidade exige o uso de contabilidade de dupla entrada, cada transação inserida afeta duas contas.
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Clique na célula imediatamente acima do "1" e à esquerda do "A". Assim, toda a página da planilha de contabilidade geral será selecionada. Pressione as teclas "CTRL" e "C" para copiá-la. Clique no botão "Inserir", no menu superior, e clique no botão "Planilha". Clique na célula da ponta superior esquerda, acima do "1" e à esquerda do "A", na nova planilha e pressione as teclas "CTRL" e "V" para colar o modelo de contabilidade geral em outra planilha. Nesse modelo, há espaço para inserir transações gerais para nove contas diferentes.
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Crie pelo menos cinco planilhas idênticas, chegando a um total de 45 contas diferentes que possam ser monitoradas por você. A primeira planilha deve ser para contas-correntes, poupanças e contas-salários; nomeie-as como "Contas de banco" clicando com o botão direito na aba "Plan1" na ponta inferior esquerda e selecionando a opção "Renomear". A segunda planilha deve ser para contas de "Receita", e devem incluir o que se recebe de vendas, serviços e reembolso de taxas pagas.
A terceira planilha deve ser para contas de "Despesa", que devem incluir o pagamento de aluguéis, serviços públicos, mão-de-obra e habilitações ou taxas. A quarta planilha deve ser para contas de "Equivalência patrimonial", que incluem investimentos iniciais por fundar uma empresa, quaisquer recursos do proprietário aos quais se recorrer e quaisquer reinvestimentos na empresa. Finalmente, a quinta planilha deve ser para "Passivos financeiros", que incluem empréstimo para construções, veículos, equipamentos e cartões de crédito.
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Crie planilhas adicionais para aquelas áreas que contenham mais de nove contas. Caso uma das categorias tenha mais do que nove contas, "Despesas", por exemplo, crie mais uma ou duas planilhas e nomeie-as "Despesas 2" e "Despesas 3". Cada conta criada deve ser atribuída a um número. Normalmente, todas as contas de banco começarão com 10, contas de receita com 20, contas de despesa com 30, contas de equivalência patrimonial com 40 e contas de passivos com 50.
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Observe as colunas de cada entrada de contabilidade geral. As colunas de data e descrição são autoexplicativas. A coluna "Referência" é para inserir o número de outra conta afetada pela transação daquela linha. O resto das colunas são "Débito", "Crédito" e "Balanço".
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Na maioria das vezes, um débito para uma conta adiciona dinheiro nessa conta, e o crédito remove dinheiro dessa conta. Para cada débito deve haver um crédito. Outra forma de pensar nisso é: Débito é "o que você obteve" e Crédito é "de onde isso veio".
Por exemplo: você paga R$400 em sua conta de energia utilizando um cheque da sua empresa. Pergunte-se: O que você obteve? Você obteve R$400, valor da energia elétrica; então, debite-o na conta de serviços públicos (#3010). Agora pergunte-se: De onde veio esse valor? Veio da sua conta-corrente; então, credite esse valor em sua conta de banco (#1010).
Na conta de serviços públicos, coloque #1010 como "Referência" e na conta de banco coloque #3010 como o número da conta.