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Um recepcionista normalmente é a primeira pessoa que você vê ao entrar em um ambiente de escritório. O principal papel dele em qualquer organização, seja no setor público, privado ou voluntário, é representar a organização profissionalmente para os convidados, proporcionando também suporte de nível básico com tarefas administrativas, agendamento e outros deveres. Os recepcionistas podem ficar na função de apoio administrativo ou podem ser recém-formados na faculdade, ansiosos para aprender sobre o funcionamento interno da empresa em que eles estão interessados.
Administrativo
Um dos objetivos de um recepcionista é o de apoiar a função administrativa de uma empresa. Copiando, arquivando e preparando documentos, bem como organizando os suprimentos do escritório e fornecendo os suprimentos essenciais para seus superiores. Ele também lida com as correspondências enviadas e recebidas.
Serviço ao cliente
O objetivo central dessa profissão é o serviço ao cliente. Um recepcionista atende o telefone com uma saudação amigável, profissional e direciona as chamadas para as partes internas. Responder perguntas gerais de clientes e potenciais clientes sobre horas de operações, produtos disponíveis, serviços e as taxas estão também no âmbito das funções de um recepcionista.
Gerenciando compromissos
Outro objetivo de um recepcionista é gerenciar o agendamento para a empresa. Ele administra o cronograma de compromissos, incluindo novas reservas, cancelamentos e alterações nos compromissos. Ter boas habilidades de organização e atenção aos detalhes são competências essenciais para esse profissional.
Outras tarefas
Preparar o café do escritório, lanches e petiscos para as reuniões e fazer chamadas para os membros da equipe são exemplos de outras tarefas do recepcionista. Em alguns escritórios, os recepcionistas coletam fundos para o comitê social, entregam tickets de estacionamento e o correio da manhã.