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As agendas são itens que a maioria das empresas e dos profissionais usa diariamente para garantir a organização e a comunicação adequadas. Elas podem ser úteis quando usadas corretamente, mas têm algumas desvantagens. Tais desvantagens podem surgir se a pessoa se torna muito dependente delas ou se a existência de uma agenda impede a flexibilidade dos seus horários.
Vantagem: Organização
As agendas melhoram a capacidade de organização. Em reuniões de negócios, uma agenda de tópicos ajuda o grupo de profissionais a permanecer focado na tarefa e a resolver os problemas que precisam de atenção imediata. Como profissional, uma agenda pode ajudá-lo a manter um registro do que você precisa fazer e de quando isso precisa ser feito. Também é possível acompanhar o seu progresso no trabalho de forma consistente ao longo de um período.
Vantagem: Comunicação
As agendas também são eficazes para a comunicação. Com empresas e em reuniões de negócios, a agenda (lista de assuntos) permite que os profissionais de divisões e departamentos diferentes fiquem em harmonia com a progressão dos planos da empresa. Uma agenda semanal ou mensal da empresa, compartilhada em uma reunião de equipe, pode ajudar cada empregado a entender as metas para o período de tempo desejado. Para agendas pessoais, você pode manter informações detalhadas sobre as pessoas com quem estará trabalhando com em vários projetos.
Desvantagem: Flexibilidade
Apesar de agendas lhe ajudarem a se organizar, elas podem impedir a flexibilidade de sua programação. Se uma empresa aplica um rigoroso calendário com base em uma agenda, os profissionais perdem a capacidade de trabalhar de forma flexível e independente. Além disso, você pode sentir que as agendas pessoais são difíceis de serem seguidas quando problemas pessoais surgem inesperadamente. Elas também podem causar conflitos de agendamento de lazer. Se você criar uma agenda para a semana com metas estabelecidas a cada dia e um amigo convidá-lo para sair uma noite, você encontrará dificuldade em não seguir a sua agenda e criar um tempo para o lazer.
Desvantagem: Dependência
Uma agenda também pode causar o caos se uma empresa ou um indivíduo é muito dependente dela. Se uma empresa se baseia em agendas semanais ou mensais para definir metas para os profissionais, os trabalhadores podem ficar dependentes e não conseguir criar seus próprios objetivos. Com forte dependência de agendas, uma informação equivocada pode causar um caos na vida da pessoa. Se você está acostumado a planejar seus dias com antecedência e não tem controle sobre os planos que criou, pode se sentir sobrecarregado.