Como escrever uma carta de cobrança de um cheque sem fundos

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Um dos aspectos mais frustrantes de administrar uma empresa é lidar com cheques sem fundos. Tratar com cheques devolvidos pode ser um assunto delicado. O problema mais difícil que donos de empresas e gerentes tem que enfrentar é como abordar o assunto com o cliente, especialmente se for um freguês assíduo. Talvez o modo mais comum e mais cortês de conseguir os fundos é com uma carta bem escrita, a respeito da dívida.

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Seja bem educado e profissional em sua carta (Keith Brofsky/Photodisc/Getty Images)

Escreva a carta em papel timbrado da empresa, se você tiver. Caso contrário, crie um cabeçalho básico, com o nome da empresa, endereço, número de telefone com código de área, endereço eletrônico da empresa e da página na internet.
Coloque a data da carta de cobrança no alto do lado esquerdo da carta.
Ponha o endereço de retorno de seu cliente no lado esquerdo da carta, dando dois espaços para baixo, a partir da data.
Use a saudação apropriada para seu cliente, dois espaços embaixo do endereço de retorno. Use o termo "Prezado" mais o último nome, como por exemplo "Prezado Senhor Jones" ou "Prezada Senhora Smith". Você pode usar o comum "Olá" ou "Saudações", mas uma abordagem pessoal é melhor. Evite usar o primeiro nome ou uma saudação muito informal como "Oi".
Comece a carta falando da dívida de maneira não ameaçadora. Um exemplo disso poderia ser: "Estamos escrevendo para lhe informar que recebemos um cheque seu que foi devolvido".
Dê todos os detalhes a respeito do cheque sem fundos, como nome do banco número do cheque, data e a quantia de dinheiro. Além disso, mencione o número da conta do cliente e documente o saldo desta conta.
Mencione sua política de "multa por devolução de cheques", se você tiver uma. Por exemplo se você tem uma política escrita especificando que a multa para cheque devolvido é de R$ 40, você deve citar isso e solicitar o valor junto com a quantia do cheque. Sempre forneça ao cliente a quantia total devida, como "Por favor enviar R$ 300 pelo cheque devolvido mais R$ 40 da multa por devolução, num total de R$ 340".
Instrua o cliente como ele pode enviar os recursos para você. Por exemplo, você pode pedir que ele traga o dinheiro até o seu local de trabalho ou envie uma ordem de pagamento ou um cheque para seu endereço comercial. Você pode também mencionar por telefone ou pessoalmente se aceita cartões de crédito ou débito.
Peça ao cliente que pague a dívida assim que possível e ligue em caso de dúvida.
Termine a carta com "Atenciosamente" ou "Muito obrigado" e seu nome e título. Assine a carta que for digitada.