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É verdade para qualquer tipo de escrita que o autor deve estabelecer credibilidade para poder chamar a atenção de seu leitor. Essa tarefa é de grande importância ao se escrever uma carta formal para uma embaixada. Seu leitor muito mais provavelmente irá prestar atenção à sua carta se sua forma de escrita for impecável. Usar um formato padrão de carta de negócios, com modificações para etiqueta específica de embaixadas, também dá a você, o autor, mais uma oportunidade de se concentrar em sua própria mensagem.
Escrevendo para um embaixador
De acordo com o "Emily Post's Etiquette", o endereço para o embaixador de uma nação estrangeira deve começar com "Sua Excelência, o embaixador de (nação estrangeira)," títulos honoríficos que devem ser seguidos do nome do indivíduo e o endereço da embaixada, detalhes que podem ser encontrados na página da embaixada em questão. Esse endereço deve ser colocado no envelope e no canto superior esquerdo da carta em si. A correspondência deve começar com um cumprimento formal "Excelência", "Caro Sr. Embaixador"ou "Cara Sra. Embaixadora".
O endereço no envelope e no canto superior esquerdo da carta deve ser escrito da seguinte forma:
Sua Excelência Nome do embaixador O Embaixador do país tal Endereço da embaixada São Paulo, SP, CEP.
Escrevendo para outra pessoa na embaixada
Mary Jane McCaffree, autora de "Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage", acrescenta que o título honorífico "Sua Excelência" também se aplica a um chefe de estado estrangeiro, chefe de governo, oficial de gabinete, outro alto oficial estrangeiro ou antigo oficial estrangeiro. Se você não souber o nome da pessoa para quem está escrevendo, ligue para a embaixada para descobrir o nome do membro da equipe. Se tiver problemas em descobrir seu nome, é sempre aceitável usar "Caro Sr. ou Sra." como cumprimento.
Início
Uma carta de negócios começa com a data da carta no canto superior direito, seguido do endereço do recipiente no canto superior esquerdo. Uma linha branca divide o endereço do recipiente do cumprimento. Lembre-se que em uma carta de negócios, o cumprimento é sempre seguido de uma vírgula. Outra linha branca deve seguir o cumprimento, onde começa o corpo da carta.
Fechamento
No fim da carta, revise e faça sua conclusão. O Post sugere usar "Atenciosamente". Deixe outro espaço em branco acima de seu nome, se quiser.
Envelope
Escreva o endereço do recipiente no meio do envelope exatamente como fez no canto superior esquerdo da carta. Lembre-se de incluir seu próprio nome e endereço no canto superior esquerdo.