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A maioria das empresas, sejam pequenas ou grandes, tem uma recepção ou "linha de frente". Os procedimentos operacionais padrão de um funcionário que lida com atendimento ao cliente consistem em deveres e responsabilidades que melhoram a eficiência da empresa como um todo. Esses empregados devem entender bem todos os aspectos da sua função, com o fim de cumprir seu papel da melhor forma possível.
Servir como porta de entrada
O papel mais importante desempenhado por um funcionário de recepção é o de "porta de entrada" ou guardião (gatekeeper). Você é a primeira pessoa que os clientes veem ao chegar, e normalmente o primeiro com quem falam quando ligam para o escritório. Você deve ser amigável e educado com os clientes, mas também manter a sua autoridade. Sua atitude vai refletir positivamente ou negativamente sobre o negócio como um todo e você deve sempre manter isso em mente. É sua responsabilidade garantir que os superiores só recebam as pessoas que têm tempo de receber e com as quais querem falar. Sempre trate a pessoa de forma direta e adequada; você pode precisar dizer a alguém que ele precisa deixar uma mensagem, ou que ele deve sentar e esperar.
Tarefas rotineiras
Na maioria dos escritórios, o recepcionista deve lidar com as atividades do dia a dia, como administrar o e-mail, ouvir o correio de voz, preparar malotes de dinheiro, regar plantas e reabastecer mesas. Manter uma lista com todas as tarefas do dia pode ajudar a impedir que você esqueça algo. Também é útil manter um livro de endereços com números importantes e de uso frequente, porque muitas vezes é responsabilidade da recepção chamar a manutenção, TI e várias outras pessoas durante todo o dia, quando surgem problemas.
Organizando a agenda de compromissos
Por fim, a menos que este trabalho tenha sido delegado a outro funcionário, como o assistente do chefe, a recepção é onde a agenda é mantida. Esteja sempre ciente das próximas atividades e compromissos cancelados. Lembre-se de anotar os nomes e números das pessoas que desejam fazer uma consulta nos dias que estão cheios, para o caso de algum cancelamento. Às vezes pode ser necessário fazer agendamentos provisórios e, nesse caso, basta colocar um post-it sobre o horário. Lembre-se de sempre usar lápis, pois assim é mais fácil de apagar e encobrir no caso de mudanças de horário.
