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Muitas empresas contam com a recepcionista para definir o tom para elas. Mesmo assim, eles passam o mínimo de tempo preenchendo esse cargo, concentrando-se na equipe "profissional".
Instruções
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Um certo tipo de pessoa é especializada para conhecer e cumprimentar clientes e atender telefonemas. O funcionário que nunca tem uma coisa ruim a dizer sobre alguém, que é amigável e otimista, e gosta de agradar as pessoas é a melhor opção para esta posição.
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Uma boa recepcionista deve atender o telefone com um toque único, enfatizando uma determinada palavra. Ele deve ser respondido com um sorriso no rosto e um interesse genuíno no que a pessoa do outro lado da linha tem a dizer. Por isso, muitas vezes, os escritórios contam com sistemas de gravação de voz. Essa é uma maneira de perder para uma voz viva, feliz e amigável na outra linha.
Você precisa de uma recepcionista que irá se vestir para impressionar seus clientes e terá orgulho da sua área de trabalho.
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É importante para uma boa recepcionista ser eficiente para os empregadores. Se alguém na equipe está extremamente ocupado, ela deve saber isso. Uma recepcionista que está informada pode ajudar os funcionários a evitar reuniões desnecessárias de último minuto, sem perder compromissos importantes.
É conveniente que uma recepcionista inicie uma discussão com o cliente, contanto que não seja controversa. Você não quer que o seu cliente assuma que a filosofia da recepcionista é contrária a da empresa. Assuntos gerais e temas leves são ótimos.
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A recepcionista deve ser uma extensão da sua equipe de marketing. Manter o controle de datas importantes e dar a informação necessária para seu cliente para que ele se sinta especial são dons que uma boa recepcionista precisa ter.
Ela deve se certificar de que folhetos da empresa estejam na mesa de café, manter o pote de café cheio e fresco, a tigela de doces completa e garantir que os clientes se desloquem através da área de recepção sem problemas.
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Se você ainda não estabeleceu um calendário comum para que a recepcionista tenha acesso aos compromissos agendados, seria uma boa ideia programar isso. É possível fazer isso facilmente se estiver conectado em uma rede, basta permitir que ela se conecte também. Se o seu sistema de e-mail não permite essa técnica, é possível configurar um calendário na internet e pedir a todos para postar os compromissos que a recepcionista precisa saber no site.