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As reuniões são essenciais para todos os tipos de negócios, mas também podem estar sujeitas a cancelamento por uma variedade de razões. Todas as partes envolvidas na reunião devem ser notificadas por escrito, o mais rapidamente possível após tornar-se evidente que a reunião não será feita. Embora enviar e-mail é muitas vezes o apropriado a se fazer, ou às vezes uma mensagem de texto, algumas situações podem fazer com que seja necessário enviar uma carta pelo correio. É aconselhável confirmar que o aviso de cancelamento foi recebido.
Texto da carta
A carta deve começar dizendo que a reunião foi cancelada e incluir a hora, local e objetivo do encontro. Você pode especificar o motivo ou atribuí-lo a "circunstâncias imprevistas". Ofereça um pedido de desculpas pelo inconveniente.
Informação de reagendamento
Se a reunião está sendo remarcada, a carta deve fornecer o local e a hora ou garantir ao destinatário de que será informado. Ela também deve incluir informações de contato e pedir que o receptor confirme a sua mensagem.