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As empresas estão cada vez mais integradas com a internet, por isso, é muito mais comum receber cartas via e-mail do que pelo antiquado correio tradicional. Conduza o seu negócio profissionalmente utilizando técnicas apropriadas de e-mail.
Instruções
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Detalhe a linha de assunto. Executivos frequentemente reclamam de e-mails com assuntos vagos ou vazios, e estes, geralmente, vão para o lixo eletrônico. Evite ser ignorado, coloque um assunto direto e minucioso.
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Diga "olá". E-mails corporativos tornaram-se tão informais que algumas pessoas nem começam o texto com uma saudação. Evite este hábito. Trate adequadamente a pessoa a quem você está escrevendo, preferindo o uso de dois pontos à vírgula. Por exemplo, "Caro senhor Smith:" é a maneira correta de começar esse tipo de e-mail. Você pode mudar para a vírgula uma vez que o diálogo for estabelecido.
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Resuma. Pule a parte da história de vida e vá direto ao ponto. Os e-mails de trabalho devem ser pequenos e concisos. Você pode falar para a sua colega de trabalho sobre a festa de aniversário do seu filho na sala de café, nunca no relatório que será enviado para ela.
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Escolha uma linha de fechamento e permaneça com ela. Se você prefere finalizar o seu e-mail com "Obrigado", então faça-o sempre desta maneira. Alguns preferem "Atenciosamente" ou "Solenemente". Se você tiver um encerramento fixo, as pessoas irão associá-lo aos seus e-mails e saberão que você é um parceiro de negócios.
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Crie uma assinatura informativa, porém contida. As assinaturas de e-mail corporativo devem incluir o seu nome completo (nunca apenas as iniciais), o seu cargo, o nome da sua empresa e quaisquer informações pertinentes que o destinatário precise para manter contato. Resista ao impulso de fazer uma assinatura de dez linhas, pois elas não são bem vistas no mundo empresarial.
Dicas
- Sempre confira a escrita e corrija o seu e-mail de trabalho. Não é porque você está se comunicando via internet que está dispensado da formalidade. Evite usar pontos de exclamação, a entonação é difícil de ser interpretada em um e-mail. Mantenha um ar neutro usando pontos em vez de exclamações. A maioria das pessoas prefere que os documentos sejam mandados como anexo e não no corpo do e-mail.
Aviso
- Lembre-se do poder do "CC" e do "CCO" quando for se corresponder a trabalho. O seu e-mail poderá ser lido, a qualquer momento, por alguém que recebeu uma cópia, por isso é importante manter-se profissional.