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Orçamentos representam um plano financeiro a ser seguido pelas empresas, motivo pelo qual organizações de diversas áreas fazem uso deste recurso. O orçamento da venda e das despesas administrativas representa algumas atividades diferentes dentro do negócio, que normalmente ajudam proprietários e gestores a reduzirem os custos e a controlarem aspectos que não geram receita para a empresa. Ele também cria um registro histórico para identificar a tendência financeira.
Planejamento de custos
A principal aplicação para orçamento de despesas administrativas e de vendas é o fato de contribuir para o planejamento de custos em um dado período de tempo. A maior parte dos orçamentos tem duração de 12 meses, e o planejamento dos custos contribui para ajudar as empresas a garantirem fundos suficientes para pagar as despesas operacionais. Isto é especialmente importante, pelo fato de a venda e os custos administrativos resultarem fundamentalmente de serviços auxiliares. A receita não pode compensar esses custos, o que significa que os lucros operacionais devem ajudar a pagar essas despesas.
Controle de Gestão
As empresas podem usar orçamentos para ajudar os gerentes de controle que, muitas vezes, têm uma certa quantidade de capital para gastar com cada uma das despesas necessárias à consecução das operações. A criação de limites de gastos por meio dos orçamentos ajuda a garantir que um indivíduo não comprometerá excessivamente os recursos financeiros organizacionais. Um gerente pode rapidamente perder o controle dos gastos; isso vai aumentar o custo de fazer negócios organizacionais.
Rentabilidade
A venda e os orçamentos de despesas administrativas contribuem para melhorar a rentabilidade. Ao invés de encobrir esses gastos, uma empresa pode procurar reduzir as despesas administrativas e comerciais de modo a aumentar o lucro líquido. Ao aumentar o lucro a empresa passa a investir novamente esse capital no negócio, potencializando a produção.
Medição de desempenho
A análise de variância é outra utilização de orçamentos administrativos e de vendas. Contabilistas costumam comparar os gastos orçados com as despesas reais. Cada diferença será favorável ou desfavorável. Variações favoráveis indicam que o empreendimento gastou menos dinheiro do que o planejado. As desfavoráveis significam que a empresa gastou mais do que o necessário em certas despesas. A análise do histórico de variância pode ajudar uma empresa a determinar o porquê de haver sempre uma diferença entre o valor real e o orçado para certas despesas.