Contente
- Responsabilidades
- Manutenção de registro
- Seguro e criação de vínculo
- Registros e custódia de ativos
- Responsabilidade para transações relacionadas
- Controles tecnológicos
- Análise crítica independente
Ao criar um sistema de contabilidade, as empresas e organizações sem fins lucrativos devem estabelecer um quadro para o controle interno. Esse processo ajuda a garantir que o sistema está funcionando bem e que todos os colaboradores envolvidos estão se desempenhando como esperado. Ter um papel comercial essencial fornece uma garantia razoável, ao diminuir a probabilidade de erros e salvaguardar os ativos da organização. Por causa de sua importância, as empresas deveriam considerar os princípios fundamentais do controle interno.
Responsabilidades
As empresas devem estabelecer claramente as responsabilidades. Atribuir obrigações específicas para os indivíduos garante que eles entendam seu papel na manutenção do controle interno. Se uma responsabilidade for sistematicamente esquecida, um sistema de controle interno eficaz é capaz de identificar o colaborador que não está executando a tarefa que lhe foi atribuída.
Manutenção de registro
A memória não é uma ferramenta infalível, particularmente quando se trata de grandes volumes de informações ou transações. Ter procedimentos adequados para a manutenção dos registros permitirá que as empresas tenham um histórico preciso das transações. Com essas informações disponíveis, a companhia pode, então, consultá-las mais tarde caso seja necessário resolver algum problema ou esclarecer alguma dúvida.
Seguro e criação de vínculo
Infelizmente, até mesmo o melhor sistema de controle interno é incapaz de impedir a perda de um ativo. Ao assegurar um bem e criar um vínculo com seus funcionários, uma organização se certifica de que será reembolsada, caso ele seja roubado ou desviado de outra forma.
Registros e custódia de ativos
Em um sistema de controle interno, as pessoas que têm acesso físico ao caixa e aos outros ativos não são as mesmas que mantêm os documentos relativos a eles. Se, por exemplo, o colaborador responsável por manter os registros de caixa para pequenas despesas for o mesmo que controla as entradas e retiradas desse caixa, a falsificação de registros e o desvio de verbas estaria facilitado. O indivíduo responsável por manter os registros dos ativos não deve ter acesso aos bens que controla.
Responsabilidade para transações relacionadas
Às vezes, várias tarefas precisam ser concluídas para que uma única transação seja finalizada. Nesse caso, é importante que cada atividade que compõe a operação seja executada por diferentes trabalhadores. Isso garante o envolvimento de mais de uma pessoa na tarefa e aumenta as chances de que erros ou atos fraudulentos sejam descobertos.
Controles tecnológicos
Alarmes, teclados eletrônicos de acesso e outros recursos de segurança podem ajudar a proteger os ativos de uma organização. A tecnologia, muitas vezes, oferece muito mais possibilidades de controle e pode ser utilizada 24 horas por dia, sem a necessidade de custo extra com pessoal ou de interrupções. Empresas inteligentes aumentam seus sistemas de controle interno investindo em tecnologias eficientes e de baixo custo.
Análise crítica independente
As empresas devem analisar seus sistemas de controle interno regularmente. A pessoa responsável por realizar essa avaliação não pode executar nenhum dos trabalhos que será verificado. Um avaliador independente é ideal para essa função, pois pode documentar de forma objetiva o trabalho que está sendo realizado no processo de controle interno e não tem motivos para cobrir erros ou ser excessivamente otimista sobre os procedimentos.