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O e-mail se tornou o meio de comunicação preferencial no mundo dos negócios. É rápido, confiável e serve de documentação escrita das transações feitas. No entanto, as caixas de entrada algumas vezes são inundadas com spam, por isso é importante fazer com que seu e-mail se destaque entre tantos outros, particularmente se estiver tentando marcar uma reunião com alguém pela primeira vez.
Seja direto
Seja o mais direto possível na hora de escrever o e-mail e, se possível, envie-o diretamente para a pessoa com a qual deseja se reunir e não para a caixa de entrada compartilhada pelo departamento. Se isso for inevitável, coloque no campo "assunto" do e-mail para quem ele é direcionado. No corpo do e-mail, vá direto ao ponto; explique o motivo da reunião e questione sobre a disponibilidade da pessoa para se reunir com você. Se for levar outra pessoa na reunião, informe isso no e-mail. Explique o que está pretendendo com a reunião. Por exemplo, diga que deseja informar os objetivos para as vendas ou quem substituirá o João da Silva na contabilidade.
Escolha o assunto certo
O campo "assunto" do e-mail é a primeira coisa que a pessoa lerá e, geralmente, é o que determina se o e-mail será ou não aberto. Portanto, é essencial que esse campo não seja muito longo. Assuntos em e-mails devem ser curtos e diretos -- sempre é possível discutir mais detalhes em e-mails subsequentes se a reunião for confirmada.
Cheque sua ortografia
Nunca é demais reforçar essa dica: Nada é pior para uma primeira impressão do que e-mails com frequentes erros de ortografia, gramática e pontuação. Esses erros fazem com que seu e-mail pareça algum tipo de spam e aumentam as chances de ser enviado para a lixeira. Uma checagem prévia mais cuidadosa do e-mail pode evitar muita dor de cabeça. O ideal é pedir para que outra pessoa também o leia e cheque esse tipo de erro caso o destinatário seja algum cliente muito importante.
Seja educado
Solicitar uma reunião com alguém tem tudo a ver com primeiras impressões. Se for a primeira vez que você entra em contato com a pessoa, use as formas de linguagem mais educadas que puder. Mantenha o sobrenome e use sempre títulos como Sr. ou Srta. Em um primeiro e-mail, nunca use "Oi" como saudação; isso faz você parecer pouco profissional. No final do e-mail, sempre coloque "Obrigada", "Atenciosamente" ou "Saudações". Cortesias são sempre adequadas em correspondências via e-mail.
Discuta detalhes da reunião
Por e-mail, marque data e horário para a reunião como se estivesse fazendo isso por carta. Informe de maneira clara quando você estará em algum local próximo ao destinatário; por exemplo, diga em quais datas você estará na cidade do destinatário. Seja claro sobre o que deseja discutir. Por exemplo, dizer que quer falar sobre "as vendas de cortadores de grama no segundo trimestre do ano" dá ao destinatário uma melhor ideia sobre o que será discutido do que um simples "Vendas".