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Quando chega a hora de uma "troca de endereço virtual," amigos e familiares que não estejam cientes da mudança irão se perguntar para onde você foi. A menos que sua intenção seja correr e se esconder, é possível enviar para todos o seu novo endereço de e-mail, para impedir que seus contatos tenham seus e-mails devolvidos, além de evitar perder mensagens importantes. Você pode decidir escolher uma, ou todas, das opções que existem para realizar essa tarefa.
Serviço diretório de mudança de endereço
Mesmo que inúmeros serviços diretórios de mudança de endereço gratuitos existam, todos funcionam de maneira similar. Depois de fazer sua conta no serviço, você lista tanto o novo quanto o velho endereço de e-mail. Visitantes no site irão começar procurando pelo seu endereço velho. Dependendo das preferências que você determinar, seu novo endereço de e-mail aparecerá automaticamente, ou os visitantes passam por um processo de verificação antes de ter acesso a ele. Essa é uma verificação dupla de e-mail para certificar-se de que o usuário seja legítimo e para evitar que você receba spam.
Notificação de autorresposta
Para usar esse serviço para notificar as pessoas sobre seu novo endereço de e-mail é necessário que seu velho provedor ofereça suporte adequado e que você mantenha sua velha conta de e-mail aberta por um curto período, como 90 dias. Cheque com seu velho provedor para saber se eles oferecem esse serviço. Eles podem listá-lo com um nome diferente, como "Encaminhamento de férias" ou "Autoencaminhamento". Ele funciona da seguinte maneira: você preenche um formulário com uma linha sobre o assunto e o corpo da mensagem, deixa o respondedor ligado (em "on"), e então indica se você deseja que uma resposta seja enviada apenas para as pessoas em sua lista de endereços ou para todos que te enviarem um e-mail.
Uma desvantagem desse serviço é que ao incluir seu novo endereço de e-mail na mensagem, você também estará convidando pessoas que espalham spam a te seguir. Para impedir que isso aconteça, você pode usar o serviço juntamente com um diretório de mudança de endereço e direcionar os usuários para esse site.
Autonotificação
Se deseja manter controle total sobre quem tem ou não acesso ao seu novo endereço de e-mail, sempre existe o método faça-você-mesmo. Mantenha o velho endereço de e-mail aberto, cheque-o diariamente e responda as mensagens através de seu novo endereço. Depois que estiver certo de que aqueles indivíduos que você deseja que possuam seu novo endereço de fato o possuam, cancele o endereço antigo.
Outra opção para notificar as pessoas na sua lista de contatos sobre seu novo endereço é importar sua lista para sua nova conta e então enviar uma mensagem falando sobre a mudança de endereço para todos, em grupo.
Uma consideração para esse método faça-você-mesmo é certificar-se de que sua mensagem não termine na lixeira. Cuide disso ao escrever o assunto do e-mail, identificando-se com uma mensagem do tipo "Mudança de endereço de e-mail de (seu nome)." No corpo da mensagem, inclua seu novo endereço de e-mail e um lembrete para o usuário adicioná-lo à lista de endereços seguros.